Il y a quelques années, Microsoft a lancé son produit Sharepoint. Si on veut résumer son utilité en quelques mots, on peut dire que Windows SharePoint est un moteur de création de sites Web qui permet le partage des informations et le travail en équipe sur des documents et listes diverses. Derrière cette description succincte se cache un grand nombre de fonctionnalités parmi lesquelles la mise en place d’un portail Internet ou Intranet, un système de gestion documentaire incluant la gestion des versions, un moteur de recherche, la mise en place de listes multiusages paramétrables par l’utilisateur,…
Alors que beaucoup de P.M.E. possèdent au moins un serveur Windows 2003 ou un serveur SBS (Small Business Server), peu d’entre-elles se rendent compte qu’il est possible d’y ajouter l’extension gratuite nommée WSS (Windows Sharepoint Services). Souvent installé de base dans SBS2003, le WSS v2 était vite oublié par manque de compréhension du système.
Le produit s’est considérablement amélioré avec le temps et sa troisième version se montre particulièrement stable. Nous l’avons mis en fonction dans quelques entreprises et voici un premier article sur ce sujet qui essaye de répondre aux questions de base qu’une P.M.E. peut se poser avant d’installer ce système.
WSS & Sharepoint, même combat ?
WSS peut être vu comme la technologie de base de Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS). Ce dernier produit ajoute effectivement sur la couche de base une série de fonctions plus complètes. Il est évident qu’entre le WSS (gratuit) et le MOSS, la différence de budget est visible. La question est donc de savoir si le WSS est utile vu ses fonctionnalités (un peu) plus réduites.
La ressemblance entre les deux systèmes est telle qu’on peut installer MOSS au dessus de WSS sans perdre de données. Intéressant aussi de savoir qu’on peut toujours revenir en arrière…
Abordable ?
Bien que gratuit à la base, la manière d’installer le WSS peut influencer son coût. Comme tout produit, il est important de savoir ce qui est permis et ce qui ne l’est pas si on veut limiter les effets de bord qu’une telle installation peut générer. Par exemple, il faut éviter de créer un compte Windows spécifique pour les utilisateurs externes (partenaires, fournisseurs, clients,…) qui partagent de l’information avec vous à travers votre WSS. En effet, ils seraient alors des utilisateurs nommés de votre serveur Windows et comme vous le savez peut-être, il faut acheter un CAL ( »Concurrent Access Licence », çàd un droit d’utilisation du serveur) pour chaque utilisateur de ce type. Par contre, pour les utilisateurs internes qui possèdent déjà les droits d’accès sur votre serveur 2003, l’usage de WSS n’entraîne aucun coût. Il y a quelques années, un tel système vous aurait encore couté plusieurs centaines d’euros par utilisateur. L’un d’entre-eux valait même près de 800€ par utilisateur… Que de chemin parcouru…
Un piège possible ?
Il peut paraître surprenant d’obtenir un produit gratuit avec de telles fonctions, venant d’une société comme Microsoft. Y aurait-il donc un piège ?
Le WSS est un produit qui se suffit en lui-même et dont la documentation et le suivi est impeccable. C’est un fait. Il faut le considérer comme un produit de fidélisation pour les utilisateurs habituels de Microsoft.
L’intégration avec la suite Office 2007 est très poussée (mais ce n’est nullement un prérequis). Muni de WSS, la suite Office prend brusquement une toute autre dimension et une avance certaines sur des produits gratuits Opensource comme OpenOffice et justifie indirectement son prix.
Prenons un simple exemple: Vous éditez directement le fichier stocké dans le WSS avec votre Word 2007 et ceci de manière parfaitement transparente, le système gérant automatiquement les versions et faisant aussi office de garde fou si vous détruisiez votre fichier par erreur. Vos fichiers étant stockés sur votre serveur et disponibles à travers une interface web, vous pouvez ainsi travailler sur ces fichiers à distance (et bien entendu à plusieurs). C’est ce qu’on appelle communément le « Groupware ».
Un second intérêt pour Microsoft est d’augmenter l’attrait pour ses serveurs Windows 2003 et Windows 2008 car WSS ne s’installe que sur ces serveurs. A nouveau, cela leur donne une valeur qui ne se trouve pas dans un serveur Linux (sauf avec des systèmes plus ou moins semblables (mais qui sont généralement payants).
Enfin, si votre société grandit et que le succès est au rendez-vous, vous serez naturellement enclin à utiliser le MOSS qui lui, est payant. Il s’agit d’une simple mise-à-jour du système (à faire cependant avec un spécialiste car en cas de mauvaise manipulation, il serait dommage de perdre vos données stockées dans le WSS).
Bref, munis de ces informations, vous voilà mieux armés pour prendre une décision.
La notion de sécurité restera toujours fondamentale…
Les activités évidentes de manipulation du système comme l’upgrade vers une nouvelle version ne doit pas se faire à la légère. Si le WSS est devenu votre coffre-fort ou simplement l’épine dorsale de gestion des informations au sein de votre société, vous devez gérer cela avec prudence.
La simplicité du système ne doit pas faire oublier les notions de base de la sécurité. Le fait de confier vos documents stratégiques au WSS les protège contre les mauvaises manipulations et permet de définir des droits d’accès et d’utilisation très stricts. Cependant, il ne faut pas oublier de faire un backup régulier car le système est vu comme une grande boîte bien fermée. Chaque fichier est stocké dans un SQL serveur dont la stabilité et la robustesse n’est plus à démontrer mais… pour l’utilisateur normal, si le WSS ne veut plus répondre, il est incapable de récupérer ses fichiers puisqu’ils sont justement protégé contre ce genre d’accès.
La gestion de la sécurité et notamment des backups est souvent un problème dans les petites PME. N’oubliez pas que tout programme complexe augmente encore ce besoin de sécuriser vos données. Combien de fois n’ai-je pas vu des serveurs fonctionnant sur des disques non redondants (car on a acheté une machine pas chère au revendeur du coin et que pressé par le temps, on lui a donné une focntion de serveur)?
Et si vous avez acheté un serveur digne de ce nom, n’avez-vous pas un ou deux disques USB connectés sur cette machine ou vos utilisateurs stockent leurs fichiers par manque de place? Ceux-ci sont-ils aussi bien backupés? Comme ils peuvent être très volumineux (on peut acheter aujourd’hui des disques de 1 Térabytes, soit 1000 Gigabytes pour quelques centaines d’euros), votre système de backup sera-t-il capable d’emmagasiner tout cela?
Compatible avec OpenOffice ?
Que se passe-t-il si vous avez un mélange de postes installés avec Microsoft Office d’une part et de OpenOffice d’autre part ? Il n’y a pas d’incompatibilité majeure mais une perte de facilités qui font tout le confort d’un système. Par exemple, l’édition directe d’un document n’est pas prévue. En résumé, il faut télécharger le document sur votre machine, le modifier et le recharger ensuite à travers l’interface web.
La possibilité d’éditer directement une liste Sharepoint dans votre Excel favori n’est pas non plus de la partie. Bref, celui qui veut se diriger résolument vers OpenOffice y perd pas mal en intégration. Ce n’est donc pas incompatible mais moins agréable.
Il est amusant de voir qu’un système plus ou moins équivalent à WSS pour OpenOffice est disponible sur le marché (O3Spaces) mais qu’il est payant. Les bonnes idées ne sont jamais tout à fait gratuites…
Et comment l’utiliser pour une P.M.E. ?
Cet aspect sera couvert dans un article ultérieur. En attendant, je vous conseille les adresses suivantes pour en savoir plus :
http://technet.microsoft.com/fr-fr/bb963863.aspx
http://fr.wikipedia.org/wiki/Windows_SharePoint_Services
Dominique Delforge
Rentic
ddelforge@d2dmcs.be
http://www.d2dmcs.be